Gestão de Empresas

Redução de custos na empresa, por onde começar?

Reduzir custos sem diminuir a qualidade pode parecer simples no papel, mas quando é hora de colocar em prática muitos empreendedores acabam encontrando uma série de dificuldades ou não sabem ao certo por onde começar.

O fato é que identificar gastos menos importantes exige uma boa organização e planejamento de todas as informações ligadas à atividade produtiva realizada pela empresa.

Se você não sabe por onde começar quando o assunto é redução de custos, levantamos algumas sugestões para te ajudar nesta empreitada. 

Faça um bom planejamento para a redução de custos

Antes de sair pela empresa cortando aleatoriamente qualquer tipo de gasto, é preciso conhecer muito bem o que você vai cortar e qual será o impacto disso para as demais operações da empresa.

Quando empreendedores se veem em apuros, começam a reduzir custos sem uma prévia avaliação e acabam limitando recursos importantes para os resultados da organização e, consequentemente, impactando no lucro.

A dica é acompanhar as despesas por um determinado período e avaliar aquelas que têm menor participação nos resultados da organização. Assim, é possível cortar sem afetar a produtividade, a qualidade e o bem-estar dos colaboradores.

Conheça quais são os custos e despesas do negócio

Reduzir custos não é simplesmente cortar gastos, isso porque nem toda economia surtirá efeito positivo. Dependendo da forma como a redução de custos é feita, a empresa pode sofrer efeitos negativos.

Não são raros os exemplos de empresas que fecharam as portas pelo fato de não saberem analisar seus gastos e cortar itens que eram essenciais para a manutenção das operações e, principalmente, do faturamento. Isso sugere que o “barato pode sair muito caro para o bolso do empreendedor”.

Comece levantando as despesas que são fundamentais para manter as operações, como matérias-primas, pagamento de pessoal e todas as despesas sem as quais a empresa não consegue funcionar. Depois, identifique quais itens são secundários, porém também são importantes, como telefone, gastos de escritório, entre outros.

Defina prioridades

Conhecendo quais custos fazem parte das operações da empresa e qual o nível de importância para o bom funcionamento do negócio é possível priorizar gastos que jamais podem ser alterados, reduzidos ou eliminados e aqueles que podem sofrer modificações sem afetar a qualidade e o bem-estar dos funcionários.

No entanto, muitos gestores acabam cortando custos sem um prévio mapeamento e estudo do que realmente é menos importante e o que é essencial, impactando diretamente nos itens fundamentais para a operação do negócio.

E o resultado, muitas vezes, não é nada animador: perda da qualidade, redução da capacidade produtiva, insatisfação dos clientes, déficit no faturamento e assim por diante.

Reduzir custos sem um bom planejamento é levar o próprio negócio ao fracasso.

Mantenha um acompanhamento constante dos custos

Mais importante que reduzir custos é saber controlá-los. Para isso, é necessário um acompanhamento constante que permita uma análise dos gastos ao longo do tempo e sua evolução.

Quando o gestor mantém um histórico de todos os custos e despesas por um determinado período, ele consegue identificar possíveis problemas e propor uma solução viável, que não atinja drasticamente a organização como, por exemplo, a redução do quadro de colaboradores.

Controle os excessos

Otimização do uso da energia elétrica, utilização racional dos materiais de escritório, automatização e informatização de processos para a eliminação dos papéis e uma série de outras práticas que podem ser aplicadas ao dia a dia da empresa.

Por isso, é fundamental o desenvolvimento de uma consciência de uso dentro da organização, desde itens administrativos até aqueles relacionados ao processo produtivo, como estoques, produtos de baixa rotatividade que acabam trazendo despesas com armazenamento e possível deterioração.

Fique atento aos pequenos gastos

O grande erro de muitos empreendedores para uma gestão eficiente de custos é não acompanhar e controlar os custos operacionais. Por menores que sejam, quando somados, podem representar um valor bastante significativo nas contas da empresa.

Por isso, coloque tudo na ponta do lápis. A melhor forma para a redução dos custos da organização é saber quais são, onde estão localizados e qual a melhor maneira de controlá-los sem que isso afete a produtividade e o bom desempenho das funções.

Complemente sua leitura com este outro material: “Guia da Contabilidade básica para o Terceiro Setor”.

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