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NFS: tire suas dúvidas sobre emissão de nota fiscal

Com o avanço acelerado e constante da tecnologia, é natural que algumas tarefas do dia a dia, como a emissão de nota fiscal, tenham que se adaptar aos novos formatos.

Há alguns anos, o procedimento de emissão de notas era feito manualmente, no entanto muitos estados do Brasil baniram os velhos blocos de nota fiscal e passaram a adotar o modelo NF-e (nota fiscal eletrônica).

Apenas algumas empresas, como as registradas sob o formato de MEI (microempreendedor individual), estão autorizadas a emitir notas fiscais no formato antigo.

Diante de tantas mudanças, uma série de dúvidas surgiu com a implantação dos novos modelos e formas de emissão de nota fiscal. Nosso objetivo com este artigo é responder a questionamentos que recorrentemente vêm à mente dos empresários sobre esse assunto.

Por que o governo criou a nota fiscal eletrônica?

Esse novo procedimento é muito eficaz, tanto para o governo como para as empresas, porque, se de um lado contribui para diminuir a evasão fiscal e facilitar a supervisão, por outro reduz os custos com papel.

Também diminuem as exigências relacionadas com impressoras específicas e tipos de material utilizado, minimizando os erros do processo.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

Existem quatro modelos de nota fiscal eletrônica substituindo o antigo formato. São eles:

  • NF-e — surgiu para substituir as notas fiscais modelos 1 e 1A, sendo utilizado na venda de produtos sujeitos à cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
  • NFS-e — utilizado na prestação de serviços, está relacionado com a cobrança de ISS (Imposto sobre Serviços). Seu processamento é diferente, variando de acordo com os regulamentos de cada cidade e o tipo de serviço prestado;
  • NFC-e — conhecido como nota fiscal eletrônica de venda ao consumidor final, é a prova legal da aquisição de um produto ou serviço por uma pessoa física ou natural. Esse formato de nota fiscal é regulamentado por cada estado e substitui as notas modelo 2 e cupons fiscais;
  • CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) — é um arquivo emitido em XML e usado para documentar a prestação de transporte rodoviário de carga.

Quais os requisitos para emissão de nota fiscal?

O primeiro requisito para emitir uma NF-e é ter um certificado digital, pois é ele que garante a validade jurídica de um documento, comprovando a sua autenticidade.

Outro fator importante é ter um software transmissor que pode ser instalado em seu computador ou acessado via internet.

Alguns estados brasileiros forneciam às empresas obrigadas à emissão da NF-e (venda de mercadorias) o emissor de notas fiscais gratuito. No entanto, essa funcionalidade foi abandonada por alguns estados, forçando as empresas a encontrarem outras formas de emitir seus documentos fiscais.

Uma opção que já vinha sendo utilizada por muitas empresas é a aquisição de um sistema pago, que faz a emissão das notas. 

É interessante adquirir softwares que, além de emitir os documentos, também cuidem da gestão de toda a empresa.

As empresas que emitem NFS-e, na sua grande maioria, utilizam os sistemas disponibilizados pelos portais das prefeituras onde estão situadas.

Como emitir uma nota fiscal?

Como mencionado neste artigo, inicialmente você precisará de um certificado digital e de um software de emissão, que pode ser disponibilizado pelo estado, município ou adquirido de alguma empresa especializada.

De posse dos requisitos mínimos, e sabendo qual modelo de nota fiscal será emitido (NF-e, NFS-e etc.), é necessário reunir os dados e informações essenciais, como dados do destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valor, frete, impostos, entre outros.

Além disso, existem alguns dados técnicos que devem ser incluídos, como NCM, CST, CFOP, CEST etc. Caso não conheça esses dados, consulte um contador para que o documento fiscal não seja emitido de forma incorreta.

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